Chuyên viên Quản trị Văn phòng là người nắm giữ vị trí quan trọng, tiếp xúc với tất cả các yếu tố của một công ty. Trở thành một người quản trị văn phòng xuất sắc, bạn không những thăng tiến nhanh mà còn ảnh hưởng tích cực đến những người xung quanh.
1. Chuyên viên Quản trị Văn phòng là người lạc quan và cởi mở
Người quản lý văn phòng thường là người đầu tiên tiếp xúc với các vị khách khi họ đến làm việc tại công ty. Đó có thể là nhà đầu tư tiềm năng, nhân viên mới hoặc khách hàng cũ. Do đó, phong thái của bạn thường quyết định ấn tượng đầu tiên của họ về cả doanh nghiệp.
Nếu nhìn vào những nhà Quản lý Văn phòng thành công, bạn sẽ thấy họ thường có thái độ tích cực, tự nhiên và phong cách giao tiếp thân thiện. Việc có một tính cách cởi mở, lạc quan là rất quan trọng đối với công việc này. Sự tích cực của bạn không chỉ để lại ấn tượng tốt cho các đối tác. Nó còn giúp nâng cao nhiệt huyết và sự phấn chấn cho các thành viên khác trong đơn vị.
2. Sáng tạo và có khả năng dự đoán nhu cầu
Để trở thành chuyên viên quản trị văn phòng xuất sắc, bạn cần có khả năng ứng biến tốt trước những thách thức và yêu cầu dồn dập. Ở vị trí của mình, bạn sẽ thường xuyên nhận được vô số yêu cầu từ các nhân viên trong toàn tổ chức. Việc của bạn là sắp xếp các yêu cầu theo thứ tự ưu tiên và giải quyết chúng theo cách hợp lý và sáng tạo nhất.
Bên cạnh đó, để tối đa hóa hiệu quả, bạn cũng cần có khả năng dự đoán nhu cầu. Có một số nhu cầu trong văn phòng mang tính chu kỳ và tiếp diễn. Hãy theo dõi để đáp ứng các nhu cầu này trước khi gây ra sự khó chịu.
3. Kiên trì và luôn tràn đầy lửa nhiệt huyết
Công việc của người Quản trị Văn phòng không phải khi nào cũng nhẹ nhàng, suôn sẻ. Ngược lại, đây là vị trí đòi hỏi khả năng chịu áp lực cao trong công việc. Đôi lúc, những nỗ lực của bạn có thể không được đền đáp. Công sức bạn bỏ ra có thể không đem về kết quả như mong muốn. Những lúc này, sự kiên trì và nhiệt huyết sẽ giúp bạn vượt qua khó khăn để tiếp tục công việc.
Bên cạnh đó, sự nhiệt huyết trong công việc của bạn cũng là nguồn cảm hứng cho đồng nghiệp phát huy hết khả năng của họ. “Ngọn lửa” của bạn càng lớn, khả năng ảnh hưởng của bạn càng cao.
Hãy đặt mục tiêu cụ thể để thúc đẩy bản thân và duy trì nhiệt huyết của mình. Xác định rõ khả năng của chính mình và đặt ra mục tiêu đủ lớn để tạo động lực phát triển. Bạn nên thành thật với chính mình khi đặt mục tiêu. Nếu nó quá dễ dàng đạt được, bạn sẽ không thể biết giới hạn của mình nằm ở đâu.
4. Chủ động quan tâm đến công việc chung trong công ty
Một chuyên viên Quản trị Văn phòng giỏi sẽ luôn nỗ lực vì sự thành công chung của tổ chức. Chủ động quan tâm đến công việc chung trong công ty sẽ giúp bạn định hướng rõ ràng công việc của mình, biết việc gì cần ưu tiên.
Bên cạnh đó, điều này cũng cho phép bạn xác định và cải thiện chất lượng cuộc sống văn phòng. Từ đó, bạn có thể thúc đẩy tinh thần làm việc của mọi người, thúc đẩy sự phát triển của công ty.
5. Người Quản trị Văn phòng cần có kỹ năng giao tiếp xuất sắc
Kỹ năng giao tiếp rất quan trọng đối với chuyên viên Quản lý Văn phòng. Bạn sẽ thường được giao nhiệm vụ giám sát việc thực hiện các chính sách của toàn công ty. Với nhiệm vụ này, bạn phải truyền đạt cẩn thận và rõ ràng lý do đằng sau những thay đổi. Đồng thời, bạn cũng cần khuyến khích đồng nghiệp tuân thủ những chính sách mới.
Bạn sẽ là “đầu mối” giải đáp những thắc mắc về quy định hoặc hướng đi mới của công ty. Vì vậy, việc giao tiếp tốt là điều bắt buộc. Bên cạnh đó, bạn cũng là người thường phải làm việc với các đối tác bên ngoài. Kỹ năng giao tiếp sẽ giúp công việc của bạn thuận lợi và suôn sẻ hơn.
6. Dễ tiếp cận và thân thiện
Thân thiện, dễ gần, dễ tiếp cận là những phẩm chất cần có của một người Quản lý Văn phòng. Bạn nên thường xuyên hỏi thăm, gần gũi với mọi người. Khi đó, đồng nghiệp mới tìm đến bạn để nhờ hỗ trợ những khó khăn, vướng mắc của họ.
Tính cách dễ gần cũng giúp một chuyên viên Quản trị Văn phòng mới nhanh chóng ổn định vai trò của mình. Sự thân thiện giúp bạn làm quen nhanh, thúc đẩy tốt các mối quan hệ với đồng nghiệp.
Nếu nhân viên cảm thấy họ có mối quan hệ tốt với người Quản lý Văn phòng, họ sẽ thấy ý kiến và tiếng nói của mình có giá trị và được đánh giá cao hơn. Từ đó, họ sẽ tự tin đưa ra đóng góp tích cực cho tổ chức.
7. Học hỏi không ngừng: Phẩm chất cần có của người quản trị văn phòng
Với đặc thù công việc quản lý, bạn luôn cần sẵn sàng “nhảy” vào nhiều nhiệm vụ, dự án khác nhau. Sẽ luôn có những điều mới mà bạn cần thực hiện. Do đó, việc học hỏi và thường xuyên trau dồi kiến thức, kĩ năng là không thể thiếu.
Kể cả khi bạn thấy mình đã nắm rất rõ một vấn đề nào đó, vẫn luôn có thứ để bạn tìm hiểu thêm. Hãy tìm kiếm những công cụ, học hỏi và ứng dụng chúng vào công việc hàng ngày. Chúng sẽ giúp bạn đạt hiệu quả công việc tốt hơn nhiều và luôn là người dẫn đầu.
Hy vọng bài viết của THE HUB đã giúp bạn hình dung các phẩm chất cần có của người làm công việc này. Không có ai là người giỏi nhất ngay từ đầu. Bạn luôn cần rèn luyện và đổi mới để phát triển và cống hiến nhiều hơn cho đơn vị của mình.
