Là một người quản trị văn phòng, bạn cần quan tâm đến hiệu quả công việc của bản thân lẫn các nhân sự khác trong công ty. Khối lượng công việc lớn khiến bạn nhiều lúc rơi vào trạng thái căng thẳng. Vậy làm thế nào để bạn cải thiện kỹ năng quản trị văn phòng, hạn chế stress? Những chiến thuật dưới đây có thể giúp ích cho bạn.
1. Bắt đầu rèn luyện kỹ năng quản trị văn phòng bằng cách sắp xếp bàn làm việc
Để tổ chức tốt các hoạt động khác trong công ty, trước tiên bạn cần tổ chức tốt chính mình. Hãy bắt đầu sắp xếp không gian riêng của bạn một cách khoa học. Cho tất cả các loại bút, thước, kẹp giấy về một nơi, phân loại đống giấy tờ trên bàn thành các tập gọn gàng… Bạn sẽ nhận thấy mình có thể tìm thấy mọi thứ dễ dàng hơn nhiều. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian để hoàn thành những việc quan trọng hơn.
Việc tổ chức mọi thứ cũng áp dụng cho laptop/máy tính để bàn của bạn. Hãy đảm bảo các thư mục, tài liệu, ảnh… đều có vị trí rõ ràng. Không chỉ giúp bạn tìm kiếm nhanh hơn, việc phân loại ngay từ đầu cũng là cách để bạn hạn chế sự nhầm lẫn khi cần truy xuất chúng.
2. Giải quyết tốt các email inbox
Đây là kỹ năng quản trị văn phòng mà bạn cần xây dựng ngay từ khi bắt đầu vị trí này. Dọn dẹp và phân loại email nghe có vẻ nhàm chán và mất thời giờ, nhưng nó cũng giống với việc bạn ăn bông cải xanh vậy: Nếu bạn chưa quen, bạn sẽ cảm thấy không thích nó. Nhưng một khi đã thành thạo, việc này sẽ trở nên thú vị, thậm chí còn “gây nghiện”.
Hãy dành một chút thời gian trong ngày để thiết lập hộp thư đến của bạn. Sử dụng nhãn để sắp xếp thư, hủy đăng ký các email hàng loạt mà bạn đã từng đăng ký trước đó và loại bỏ các thư rác. Khi dọn xong, bạn sẽ thấy hòm thư của mình thật sạch sẽ, ngăn nắp. Quan trọng hơn, bạn sẽ làm việc hiệu quả và không bỏ lỡ những email quan trọng.
3. Sử dụng công cụ nhắc nhở đúng cách
Các công cụ nhắc nhở sẽ giúp bạn không bỏ lỡ việc cần làm và giảm phân tâm khi làm việc. Tuy nhiên, nếu bạn quá lạm dụng các công cụ này, chúng sẽ không còn phát huy hiệu quả như trước.
Hãy thử tưởng tượng, nếu trên bàn làm việc của bạn có quá nhiều giấy nhớ, bạn sẽ bị “lạc lối” và cuối cùng mất dấu những việc cần làm. Nếu điện thoại cứ 5 phút lại kêu lên một lần để nhắc nhở, bạn sẽ có xu hướng gia hạn thời gian hoặc bỏ qua chúng.
Cách tốt nhất để giải quyết vấn đề này là sử dụng các công cụ nhắc nhở một cách tiết kiệm. Chỉ sử dụng giấy nhớ hoặc lời nhắc điện thoại cho những công việc quan trọng nhất trong ngày. Các nhiệm vụ dài hạn nên được đưa vào lịch. Sử dụng ở mức độ vừa phải, việc nhắc nhở sẽ có hiệu quả hơn nhiều.
4. Nâng cao kỹ năng quản trị văn phòng bằng cách giao tiếp rõ ràng
Công việc quản trị văn phòng luôn luôn gắn liền với quá trình giao tiếp. Do đó, hãy đảm bảo rằng đồng nghiệp của bạn nắm rõ cách liên lạc với bạn. Đó có thể là qua email, tin nhắn Skype, Zalo hay thậm chí là trao đổi trực tiếp tại bàn làm việc của bạn.
Tất nhiên là không phải lúc nào bạn cũng có thể trợ giúp mọi thứ mà người khác cần ngay lập tức. Dù vậy, việc làm rõ cách thức giao tiếp ngay từ đầu sẽ giúp quá trình này diễn ra dễ dàng và có trình tự hơn.
5. Gạch đầu hàng các mong muốn và ủy thác công việc
Là một người quản trị văn phòng, bạn không thể có “ba đầu sáu tay” để làm tất cả mọi thứ. Do đó, bạn cần thiết lập các trách nhiệm, mục tiêu và thời hạn rõ ràng cho mọi người để đảm bảo mọi thứ vận hành tốt nhất.
Bạn hãy tạo một lịch tổng thể về các kế hoạch, mục tiêu và cách thực hiện các nhiệm vụ. Sau đó, chia sẻ nó với toàn bộ văn phòng. Bạn cũng có thể tổ chức các buổi họp để đảm bảo mọi người đều hiểu rõ nhiệm vụ và cách triển khai. Bằng cách ủy thác công việc, các nhiệm vụ phức tạp sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
6. Tiêu chuẩn hóa ngày làm việc để nâng cao kỹ năng quản trị văn phòng
Đối với công việc quản trị văn phòng, dường như không có ngày nào bạn lặp lại hoàn toàn các đầu việc như ngày hôm trước. Tính chất công việc đòi hỏi sự linh hoạt cao. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể tiêu chuẩn hóa ngày làm việc của mình để nâng cao hiệu quả công việc.
Việc đồng nhất thời gian cho một số nhiệm vụ thường xuyên lặp lại sẽ giúp bạn tăng khả năng tập trung. Từ đó, bạn sẽ cải thiện kỹ năng quản lý thời gian và dành năng lượng cho nhiệm vụ tiếp theo.
Ví dụ: Bạn có thể tự quy định mỗi ngày mình sẽ dành ra 15 phút để cập nhật email, nửa giờ để họp hành hay một vài giờ cho các dự án đang thực hiện. Bên cạnh đó, bạn cũng nên “khoán” luôn thời gian ăn trưa và các giờ nghỉ giải lao vào cùng một thời điểm mỗi ngày.
7. Phân tích cách thức văn phòng của bạn vận hành
Đây có thể là cách cải thiện kỹ năng quản trị văn phòng khó thực hiện nhất. Nhưng điều gì càng khó lại càng có giá trị. Khi phân tích và thành thạo cách thức vận hành của văn phòng, bạn có thể thay đổi hoàn toàn cách hoạt động hiện tại của nó.
Hãy xem xét kỹ từng khía cạnh của môi trường văn phòng, từ các cuộc họp, giờ nghỉ trưa đến các phương thức giao tiếp. Sau đó, bạn hãy tự hỏi bản thân: Mình có thể cải thiện điều gì? Có dự án nào đang có cơ cấu nhân lực kém hiệu quả không? Có cuộc họp nào thường diễn ra vào thời điểm không thuận tiện làm gián đoạn quy trình làm việc không?
Khi đã xác định được vấn đề, hãy thực hiện các thay đổi cần thiết và đánh giá nó. Đôi khi, chỉ một sự thay đổi rất nhỏ cũng có thể khiến văn phòng vận hành hiệu quả và có tổ chức hơn.
Hy vọng những chiến thuật cải thiện kỹ năng quản trị văn phòng mà THE HUB chia sẻ sẽ giúp ích cho bạn. Trở thành một người xuất sắc trong công việc là tốt, nhưng bạn cũng cần biết quản lý áp lực và cân bằng cuộc sống của mình. Chúc bạn luôn thành công và hạnh phúc!
