Quản trị văn phòng là những người có vai trò rất quan trọng đối với tổ chức. Họ có trách nhiệm đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ, hỗ trợ các phòng ban và nâng cao chất lượng cuộc sống chốn công sở. Vậy đâu là yếu tố để trở thành một Chuyên viên Quản trị Văn phòng thành công? Cùng tìm hiểu ngay trong bài viết sau bạn nhé.
Học vấn và kinh nghiệm: Điều kiện cần để trở thành Chuyên viên Quản trị Văn phòng
Nhiều người cho rằng bằng cấp không quan trọng. Thế nhưng, đây lại là yếu tố giúp bạn ghi điểm tốt hơn trong mắt nhà tuyển dụng. Thông thường, đối với vị trí Quản trị Văn phòng, nhà tuyển dụng sẽ ưu tiên những người tốt nghiệp chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Kế toán, Luật, Kinh tế…
Dù vậy, bạn không cần tốt nghiệp những chuyên ngành trên mới có thể trở thành người quản lý. Bạn hoàn toàn có cơ hội ứng tuyển công việc này nếu bạn có khả năng, tố chất và đam mê. Ngoài bằng cấp, nhà tuyển dụng quan tâm nhiều hơn đến kinh nghiệm và thái độ của bạn đối với công việc.
Kinh nghiệm ở đây không chỉ gói gọn ở kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương. Nó bao gồm những kinh nghiệm có liên quan đến Quản trị Văn phòng mà bạn đã từng có trong quá khứ, ngay cả khi còn ngồi trên ghế nhà trường. Chẳng hạn, bạn có thể có kinh nghiệm đặt mua đồ dùng văn phòng, kinh nghiệm quản lý team hoặc sử dụng một số máy móc văn phòng cơ bản… Hãy ghi tất cả những kinh nghiệm có liên quan vào đơn ứng tuyển và cho nhà tuyển dụng thấy bạn là người mà họ cần.
Kỹ năng ra quyết định
Để trở thành người quản lý văn phòng giỏi, bạn cần rèn luyện kĩ năng ra quyết định. Đặc biệt, kĩ năng này cực kỳ cần thiết trong môi trường văn phòng có nhịp độ nhanh.
Cấp trên của bạn, nhân viên phòng ban hay đối tác có thể tìm đến bạn bất cứ lúc nào để hỏi ý kiến hoặc nhờ bạn tìm giải pháp cho một vấn đề nào đó. Một chuyên viên Quản trị Văn phòng có năng lực sẽ có thể sử dụng các nguồn lực để cung cấp thông tin cần thiết cho người cần kịp lúc, cũng như đưa ra những quyết định nhanh chóng khi cần thiết.
Bên cạnh đó, một số nhà quản trị văn phòng cũng chịu trách nhiệm về việc tuyển dụng và sa thải nhân viên. Trong trường hợp này, bạn cần phải có con mắt tinh tường để chọn người phù hợp.
Kỹ năng Tổ chức và Quản trị Thời gian
Nếu bạn có kỹ năng tổ chức tốt, bạn có thể tiến rất nhanh trên con đường trở thành nhà quản trị văn phòng thành công. Kĩ năng tổ chức sẽ tiết kiệm cho bạn kha khá thời gian trong việc định vị và lưu trữ tài liệu. Điều này giúp bạn nhanh chóng tìm kiếm chúng khi cần thiết. Bên cạnh đó, bạn cũng dễ dàng theo dõi số lượng vật tư, thiết bị trong văn phòng. Nhờ vậy mà bạn luôn biết thời điểm nào cần mua mới, nhập kho khi chúng sắp hết.
Là một Chuyên viên Quản lý Văn phòng, bạn cũng có thể chịu trách nhiệm chấm công trong công ty. Bảng chấm công là căn cứ xác định thời gian làm việc và tiền lương của nhân viên trong công ty. Nhiệm vụ này không chỉ yêu cầu kĩ năng tổ chức mà còn sự cẩn thận và tập trung.
Mặt khác, khi có kỹ năng quản lý thời gian tốt, bạn sẽ luôn hoàn thành công việc của mình kịp thời và hiệu quả. Từ đó, lời nói của bạn cũng sẽ có “trọng lượng” hơn. Người khác cũng sẽ nhìn theo bạn để làm việc có tổ chức và đúng giờ.
Kỹ năng Đa nhiệm và Lãnh đạo
Kỹ năng Đa nhiệm rất hữu ích khi bạn trở thành người quản lý văn phòng. Đối với công việc này, bạn thường phải thực hiện/giám sát nhiều nhiệm vụ cùng một lúc. Đôi khi, bạn cần “nhảy” vào các dự án khác nhau để hỗ trợ khi cần thiết. Thậm chí, bạn phải tiếp tục một công việc người khác đang bỏ dở giữa chừng.
Bên cạnh đó, nhiệm vụ của một chuyên viên Quản trị Văn phòng ở các công ty khác nhau sẽ khác nhau. Nếu bạn làm việc cho một công ty nhỏ, bạn có thể phải đảm nhận các công việc khác ngoài vai trò quản lý. Ví dụ: Bạn có thể giúp đóng gói và mua hàng nếu công ty của bạn không có người quản lý kho hàng hoặc nhân viên mua hàng.
Ngoài ra, chuyên viên Quản trị Văn phòng cũng thường chịu trách nhiệm dẫn dắt các thành viên khác trong văn phòng. Vì vậy, kĩ năng lãnh đạo cũng là một kĩ năng cần thiết mà bạn cần trau dồi. Bạn cần đảm bảo công việc của những nhân viên mà mình phụ trách được hoàn thành kịp thời và đúng yêu cầu.
Kỹ năng Giao tiếp: Không thể thiếu với người Quản trị Văn phòng
Trong bất cứ tổ chức nào, việc thông tin bị truyền đi một cách sai lệch hoặc không kịp lúc đều có thể gây hậu quả nghiêm trọng. Đó là lý do tại sao mọi nhà quản trị đều cần có kỹ năng giao tiếp tốt.
Kỹ năng giao tiếp không chỉ thể hiện bằng lời nói mà còn văn bản. Làm việc trong môi trường văn phòng, bạn thường sẽ phải soạn thảo văn bản và viết email cho cấp trên và đồng nghiệp. Nếu bạn trình bày chúng rõ ràng, mạch lạc, những người tiếp nhận sẽ dễ dàng nắm bắt thông tin và có phản hồi đúng. Bên cạnh đó, kĩ năng này sẽ cho phép bạn chốt giao dịch với nhà cung cấp và làm việc với đối tác hiệu quả hơn.
Ngoài giao tiếp, người Quản trị Văn phòng cũng cần biết cách lắng nghe. Điều này giúp bạn giải quyết các khiếu nại, tranh chấp với người lao động một cách thỏa đáng. Đồng thời, bạn sẽ hiểu rõ hơn về tâm tư và mong muốn của họ để hỗ trợ khi cần thiết.
Vừa rồi, THE HUB vừa chia sẻ 5 yếu tố góp phần tạo nên sự thành công của một chuyên viên Quản trị Văn phòng. Bạn đang có những yếu tố nào? Còn thiếu những kĩ năng gì? Không gì có thể đảm bảo cho thành công của bạn ngoài chính bản thân bạn. Vì vậy, hãy luôn học hỏi, cập nhật và trau dồi bản thân để trở thành phiên bản tốt nhất của chính mình.
