Vị trí quản trị văn phòng luôn đi kèm với nhiều trách nhiệm quan trọng. Đôi khi, chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể khiến công việc không đạt được kết quả như bạn mong đợi. Để hạn chế tối đa những sai lầm, bạn cần nắm được các lỗi quản trị văn phòng thường gặp. Dưới đây là 12 lỗi phổ biến nhất mà bạn cần tránh để làm việc hiệu quả hơn.
1. Quản trị quá nhiều tiểu tiết
Một trong những sai lầm hàng đầu của người quản trị văn phòng là quá chú ý đến tiểu tiết. Điều này không những khiến bạn tốn thời gian mà còn gia tăng stress.
Bạn không thể “ôm” tất cả mọi việc để khiến mọi thứ theo đúng ý mình. Hãy giao việc cho những người khác và quản lý mọi thứ thông qua quá trình phản hồi thông tin.
2. Không phản hồi tích cực
Để trở thành người quản trị văn phòng thành công, bạn cần thiết lập quy trình để gửi và nhận phản hồi. Nó sẽ giúp bạn nắm rõ mọi người đang làm những gì, đâu là phần còn thiếu sót và nên khắc phục ra sao.
Thay vì phàn nàn về những gì nhân viên làm chưa tốt, hãy giúp họ hiểu được những gì có thể cải thiện. Thông qua những phản hồi mang tính xây dựng, nhân viên của bạn sẽ nắm được vấn đề, nâng cao kỹ năng và dần hoàn thiện bản thân.
3. Chỉ tập trung các điều tiêu cực
Người quản trị văn phòng không nên quá tập trung vào mặt tiêu cực của vấn đề. Điều này sẽ khiến không khí của công ty trở nên nặng nề, áp lực.
Hãy luôn nhìn nhận hai mặt của vấn đề và dành thời gian cho các thành tích của team. Mọi người đã vất vả cùng bạn để hoàn thành nhiệm vụ. Họ xứng đáng được khen thưởng và tuyên dương.
4. Quản trị văn phòng thường mắc lỗi quá vội vàng khi tuyển dụng
Tuyển dụng nhân sự không phải là việc đơn giản. Đôi khi, bạn sẽ thấy nóng lòng vì mãi chưa tuyển được người mới. Tuy nhiên, đừng vì gấp gáp mà vội vàng trong quá trình tuyển dụng. Hãy đảm bảo rằng bạn chỉ tuyển những người giỏi và phù hợp nhất mà bạn biết.
Nếu quá trình tuyển dụng nhân sự diễn ra quá vội vàng, bạn có thể chọn sai người. Điều này khiến bạn lãng phí thời gian, công sức và chi phí tuyển dụng. Không những thế, hiệu quả công việc của phòng ban cũng bị giảm sút khi nhân viên của họ thiếu kỹ năng làm việc.
5. Ra mệnh lệnh thay vì lãnh đạo
Có sự khác biệt rất lớn giữa một người lãnh đạo và một ông chủ. Người quản trị văn phòng là người lãnh đạo đội nhóm. Vì vậy, bạn không nên chỉ ra mệnh lệnh và yêu cầu nhân viên thực hiện. Hãy hướng dẫn mọi người cách hoàn thành nhiệm vụ bằng kinh nghiệm và ví dụ cụ thể.
6. Không lắng nghe ý kiến
Việc không chịu lắng nghe ý kiến góp ý có thể dẫn đến rất nhiều sai lầm. Là một nhà lãnh đạo, ngoài kỹ năng giao tiếp tốt, bạn cũng cần là người biết lắng nghe. Nếu không lắng nghe, bạn sẽ rất khó thấu hiểu người khác. Khi không thể hiểu nhau, việc giải quyết mâu thuẫn sẽ khó khăn hơn nhiều.
7. Không đưa ra mục tiêu rõ ràng cho đội nhóm
Để làm việc hiệu quả, đội nhóm của bạn cần có động lực. Cách tốt nhất để tạo động lực cho mọi người là có mục tiêu rõ ràng.
Bạn hãy đặt ra các mục tiêu hợp lý cho nhóm của mình, trong cả ngắn hạn và dài hạn. Mục tiêu không nên quá khó hoặc quá dễ thực hiện. Vì cả hai trường hợp này đều khiến mọi người trong nhóm không thể phát huy tối đa hiệu quả công việc của họ.
8. Hiểu nhầm động lực làm việc của đội nhóm
Việc không hiểu rõ động lực làm việc của team cũng có thể dẫn đến những sai lầm trong quản trị văn phòng. Ngoài mục tiêu chung của toàn đội, mỗi cá nhân đều có động lực của riêng họ. Khi hiểu được động lực của mỗi nhân viên và mục tiêu chung của tổ chức, bạn sẽ có thể đưa ra các quyết định quản lý tốt hơn.
9. Quá thân thiết/Thiếu khoảng cách cũng là lỗi quản trị văn phòng
Những người làm việc chung với bạn có thể rất tuyệt vời và bạn muốn làm bạn với họ. Tuy nhiên, là người quản lý văn phòng, bạn cần phải cẩn thận về ranh giới cá nhân.
Khi trở nên quá thân thiết với đồng nghiệp, các quyết định của bạn có thể bị chi phối bởi cảm xúc. Từ đó, tinh thần đội nhóm sẽ thiếu vững vàng và dễ gây mâu thuẫn nội bộ.
10. Không dành thời gian cho đội ngũ admin
Không khí văn phòng và tinh thần đội ngũ sẽ tăng cao khi họ có sự công nhận và quan tâm từ cấp quản lý. Do đó, bạn cần thường xuyên dành thời gian cho đội ngũ admin. Đặc biệt, đừng quên khen thưởng khi nhóm của bạn vừa hoàn thành xuất sắc một nhiệm vụ nào đó.
11. Chính sách “Open Door” (cửa luôn mở để tiếp nhân viên)
Trong đa số trường hợp, chính sách “open door” thường đem lại thiệt hại hơn là lợi ích. Các nhân viên trong team admin phải dừng công việc của họ lại để xử lý các vấn đề của phòng ban khác. Vì vậy, năng suất của họ sẽ giảm đi.
Để hạn chế điều này, bạn nên quy định một số khung thời gian cụ thể để tiếp nhận vấn đề của nhân viên công ty. Lúc đó, bạn và đội ngũ có thể tập trung giải quyết các vấn đề này một cách hiệu quả hơn.
12. Không trao quyền/ ủy quyền cho nhân viên làm việc
Thông thường, các lỗi sai của người quản lý đều liên quan đến việc sử dụng nhân sự. Bạn có thể chưa quen với việc trao quyền, hoặc ủy quyền thực hiện công việc cho người thiếu sót về năng lực.
Dù vậy, mỗi ngày chỉ có 24 tiếng. Việc của bạn là cần sử dụng quỹ thời gian này hiệu quả. Hãy học cách giao việc, ủy quyền cho cấp dưới. Điều này sẽ giúp bạn tập trung vào việc quản lý toàn bộ văn phòng.
Là người quản trị văn phòng, nhiệm vụ của bạn không chỉ xoay quanh công việc hành chính, xây dựng quy trình, quản lý nhân sự… mà còn là “tổng đài” giải đáp thắc mắc của mọi người trong công ty. Hy vọng bài viết của THE HUB đã giúp bạn nhận ra những lỗi sai mà người quản trị văn phòng thường gặp phải. Từ đó, bạn sẽ biết cách khắc phục để trở thành người xuất sắc trong lĩnh vực này.
