Một chuyên viên quản trị văn phòng giỏi sẽ hỗ trợ đắc lực cho sự phát triển của doanh nghiệp. Vậy làm sao để bạn trở nên xuất sắc trong lĩnh vực này? Cùng The Hub khám phá những phẩm chất, kỹ năng và công cụ cần thiết giúp bạn hoàn thành tốt và đạt được nhiều thành tựu trong công việc.
Phẩm chất cần có của chuyên viên quản trị văn phòng
Một người quản lý văn phòng sẽ được đồng nghiệp đánh giá cao khi có các phẩm chất sau:
1. Người gọn gàng, có tổ chức nhất công ty
Một trong những yêu cầu quan trọng nhất của người quản trị văn phòng là khả năng tổ chức. Bạn là người nắm lịch trình công tác của tất cả nhân viên trong công ty. Bên cạnh đó, bạn cũng thường xuyên làm việc với khách hàng, nhà cung cấp, đơn vị vận chuyển…
Nếu không có kỹ năng tổ chức, bạn sẽ sớm phải “bơi” trong đống công việc chồng chất. Khi đó, không chỉ thể chất mà tinh thần của bạn cũng sẽ nhanh chóng đi xuống.
2. Chuyên viên quản trị văn phòng là chuyên gia giao tiếp
Giao tiếp tốt là phẩm chất rất cần thiết đối với người làm công việc quản lý văn phòng. Giao tiếp hiệu quả giúp bạn truyền tải thông tin đến mọi người rõ ràng, hạn chế hiểu lầm. Đồng thời, bạn cũng sẽ giải quyết các mâu thuẫn, xung đột dễ dàng hơn.
Chuyên viên quản trị văn phòng là một trong số ít các vị trí có cơ hội giao tiếp với tất cả mọi người trong công ty, bằng cả lời nói lẫn văn bản. Việc trau dồi khả năng giao tiếp sẽ giúp công việc của bạn thuận lợi hơn rất nhiều.
3. Sáng tạo trong giải quyết vấn đề
Một người quản lý văn phòng có kinh nghiệm, có thâm niên là tài sản vô giá của doanh nghiệp. Bằng kiến thức và khả năng xử lý vấn đề xuất sắc của mình, họ có thể giúp công ty vượt qua những giai đoạn khó khăn. Ở vị trí này càng lâu, bạn sẽ càng đưa ra những lời khuyên hữu ích khi các phòng ban gặp phải tình huống nan giải.
Không những thế, sự sáng tạo trong giải quyết vấn đề còn thể hiện ở nhiều khía cạnh khác. Người quản trị văn phòng thường được giao nhiệm vụ thực hiện một công việc nào đó với ít hoặc không có ngân sách. Điều này đòi hỏi bạn phải đổi mới và sử dụng hiệu quả các nguồn lực để hoàn thành nó, bất kể gặp khó khăn nào đi chăng nữa.
4. Dễ cảm thông với người khác
Chuyên viên quản trị văn phòng cần có khả năng thấu hiểu và cảm thông với người khác. Bạn là người nhìn được toàn bộ quá trình vận hành của công ty. Do đó, ý kiến của bạn thường là tiếng nói của phần lớn nhân viên. Bạn cần có khả năng lãnh đạo và sự đồng cảm sâu sắc để dẫn dắt, đảm bảo mọi người đều được lắng nghe, thấu hiểu.
Các kỹ năng người quản trị văn phòng cần trau dồi
Để tiến xa hơn trong công tác quản trị văn phòng, bạn hãy tích cực trau dồi cho mình những kỹ năng sau:
5. Phát triển kỹ năng đàm phán
Vị trí quản lý văn phòng luôn gắn liền với việc thương lượng, đàm phán. Bạn chịu trách nhiệm về ngân sách để duy trì hoạt động văn phòng hàng ngày. Bên cạnh đó, bạn cũng chịu trách nhiệm về các khoản chi lớn cho các sự kiện, hội nghị, hội thảo… của công ty. Bạn sẽ luôn cần thương lượng với các bên để tiết kiệm chi phí và tối đa hóa lợi ích của doanh nghiệp.
Ngoài ra, kỹ năng đàm phán cũng giúp bạn rất nhiều trong việc duy trì “hòa bình” trong công ty. Sẽ luôn có ý kiến trái chiều và mâu thuẫn nảy sinh trong nội bộ doanh nghiệp. Nhiệm vụ của người quản trị văn phòng là tìm ra cách giải quyết phù hợp để không gây cản trở đến công việc chung.
6. Làm việc dựa trên hiểu biết
Không chỉ làm tròn vai trò của mình, người quản trị văn phòng nên tích cực trau dồi những kỹ năng bổ trợ khác như kỹ năng lập ngân sách, lập kế hoạch tài chính, ra chiến lược tuyển dụng… Bạn có thể tiếp xúc với nhiều quản lý cấp cao. Khi đó, những kỹ năng này sẽ giúp bạn nâng cao hiệu quả công việc chung, được trọng dụng và thăng tiến nhanh chóng.
7. Có kiến thức pháp lý
Chuyên viên quản trị văn phòng thường chịu trách nhiệm giao dịch với các nhà cung cấp. Do đó, sẽ rất hữu ích nếu bạn biết thêm một số kiến thức pháp lý. Bạn sẽ hiểu rõ hơn về thời hạn, điều khoản hợp đồng và biết cách doanh nghiệp có thể tối đa hóa hiệu quả với chi phí bỏ ra.
8. Có trí thông minh cảm xúc (EQ)
Trí tuệ cảm xúc rất quan trọng với vị trí quản lý văn phòng. Khai thác trí tuệ cảm xúc tối đa sẽ giúp bạn và những nhân viên khác của công ty nâng cao kỹ năng và tăng năng suất làm việc.
Các công cụ quản trị văn phòng cần thiết
Các phần mềm quản lý là công cụ hỗ trợ đắc lực cho công việc của người quản trị văn phòng.
9. Người quản trị văn phòng là chuyên gia Excel
Chuyên viên quản trị văn phòng phải là những chuyên gia về Excel. Bạn thường xuyên phải nhập và lưu trữ dữ liệu, hỗ trợ hành chính và quản lý, kế toán, lập ngân sách, phân tích dữ liệu, nghiên cứu, báo cáo và dự báo… Vì vậy, nếu bạn chỉ có kĩ năng Excel cơ bản là không đủ. Hãy học, tìm hiểu và tận dụng tối đa công cụ này. Bạn sẽ thấy công việc của mình thuận lợi và dễ dàng hơn nhiều.
10. Biết sử dụng phần mềm quản lý tiền mặt
Chuyên viên quản trị văn phòng thường có ngân sách để hỗ trợ các phòng ban. Bạn cũng có thể được giao nhiệm vụ thiết lập các quy trình để các phòng ban có thể dễ dàng theo dõi và quản lý ngân sách dành cho họ.
Một số phần mềm kế toán sẽ giúp bạn làm việc này. Hãy tìm một phần mềm phù hợp và học cách sử dụng nó để hỗ trợ công việc của mình.
11. Sử dụng phần mềm quản lý dự án
Bên cạnh phần mềm quản lý tiền, bạn cũng cần phần mềm quản lý dự án để giao việc và theo dõi tiến độ công việc hiệu quả hơn. Một số phần mềm bạn có thể tham khảo: Trello, Asana, Monday.com…
12. Trở thành bậc thầy quản trị việc di chuyển – công tác
Nếu bạn chịu trách nhiệm quản lý việc di chuyển – công tác của nhân viên công ty, hãy thử học cách sử dụng các phần mềm quản lý du lịch. Chúng sẽ giúp bạn rất nhiều trong việc kiểm soát ngân sách và thời gian công tác của mọi người. Hầu hết các phần mềm du lịch đều cho phép bạn số hóa chính sách di chuyển và tự động hóa các quy tắc của công ty về chi tiêu và đi lại.
Hy vọng 12 bí quyết trên mà THE HUB chia sẻ sẽ giúp ích cho bạn trên con đường trở thành chuyên viên quản trị văn phòng thành công. Không có thành quả nào đến nếu bạn thiếu sự nỗ lực. Hãy luôn kiên trì và không ngừng học hỏi trên hành trình mình đã chọn. Chúc bạn thành công!
