Quản lý thời gian hiệu quả chính là chìa khóa để bạn làm được nhiều việc hơn, cân bằng cuộc tốt hơn. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách quản lý tốt thời gian của bản thân. Sau đây là 8 chiến lược mà bạn nên tham khảo.
1. Bắt đầu ngày làm việc với trọng tâm ưu tiên rõ ràng
Việc đầu tiên bạn cần làm trước khi bắt đầu ngày làm việc là xác định những gì bạn muốn đạt được trong ngày. Bên cạnh đó, bạn cũng cần xác định luôn những gì bạn nhất định phải hoàn thành. Việc này chỉ tốn rất ít thời gian nhưng có thể giúp bạn tiết kiệm nhiều giờ sau đó.
Đừng vội mở máy tính, lướt mạng hay kiểm tra email ngay vào đầu ngày. Ngoài ra, bạn sẽ rất dễ bị cuốn theo những thông báo, nhiệm vụ mới. Điều này vô tình khiến bạn quên mất hoặc trì hoãn việc quan trọng mà mình cần thực hiện. Hãy dành khoảng 5 phút để viết ra trọng tâm ưu tiên, bạn sẽ dễ dàng xác định những bước hoặc nhiệm vụ tiếp theo mình cần làm.
2. Quản lý thời gian bằng danh sách các tác vụ quan trọng (và cập nhật nó thường xuyên)
Để không bỏ sót những việc cần làm, bạn nên lập danh sách công việc trong ngày. Mỗi khi có nhiệm vụ mới, hãy cập nhật nó vào danh sách. Việc này sẽ cho bạn một cái nhìn tổng quan về những việc quan trọng và khẩn cấp cần thực hiện.
Đừng quên đưa vào list trên những hoạt động giao lưu, xây dựng mối quan hệ cũng như các hoạt động phân tích, lên kế hoạch, chiến lược…
3. Bí quyết quản lý thời gian: Tập trung vào các hoạt động giá-trị-cao
Hoạt động giá-trị-cao là các hoạt động có tác động tích cực nhất đến dự án, đội nhóm và khách hàng của bạn. Trước khi làm bất cứ điều gì, bạn cần xác định đâu là hoạt động giá-trị-cao, đâu là hoạt động giá-trị-thấp. Điều này giúp bạn chống lại những “cám dỗ” phải giải quyết những việc vặt, không quan trọng.
Bí quyết quản lý thời gian ở đây là luôn bắt đầu với những gì quan trọng nhất. Bạn có thể tự đánh giá những hoạt động nào cần tập trung trước tiên bằng các câu hỏi sau:
- Tại thời điểm này, khách hàng hoặc đội nhóm của tôi cần gì nhất ở tôi?
- Điều gì sẽ gây ra rắc rối nhất nếu nó không được thực hiện ngay lúc này?
- Đóng góp lớn nhất mà tôi có thể thực hiện ngay bây giờ là gì?
- Tôi cần giải quyết những nhiệm vụ chiến lược nào hôm nay để giúp chúng ta làm việc thông minh hơn vào ngày mai?
4.Giảm thiểu những thứ ngắt quãng công việc của bạn
Bạn sẽ rất khó hoàn thành công việc và các nhiệm vụ quan trọng nếu có quá nhiều điều gây phiền nhiễu khi làm việc. Vì thế, hãy xác định các hoạt động có xu hướng làm gián đoạn công việc của bạn và tìm ra giải pháp để khắc phục chúng.
Về cơ bản, một trong những kỹ năng quản lý thời gian cần thiết nhất là không để bị phân tâm. Ví dụ: tránh kiểm tra email và trả lời điện thoại khi bạn đang làm việc gì đó quan trọng. Bạn có thể cảm thấy khó chịu khi giảm những hoạt động này trong thời gian đầu. Tuy nhiên, đừng vì vậy mà phá vỡ những quy định của bản thân. Thay vào đó, hãy tự kỷ luật chính mình và hoàn thành công việc mà không để tâm đến chúng.
5.Quản lý thời gian tốt hơn bằng cách ngưng trì hoãn
Nếu bạn gặp khó khăn trong việc tập trung hoặc có xu hướng trì hoãn, bạn nên tạo các deadline riêng cho bản thân. Ví dụ: Tự lên lịch một cuộc họp trong thời gian 2 ngày, vào thời điểm đó bạn sẽ phải hoàn thành mọi thứ và trình bày công việc của mình.
Ngoài ra, một cách nữa để ngưng trì hoãn là đẩy những nhiệm vụ khó nhằn lên đầu ngày làm việc. Đây là thời điểm mà tinh thần lẫn sự tập trung của bạn ở mức cao. Vì vậy, bạn sẽ dễ thực hiện nhiệm vụ hơn mà không bị xao nhãng. Khi hoàn thành công việc, hãy tự thưởng cho mình một phần thưởng nhỏ. Điều này sẽ giúp bạn thoải mái và sẵn sàng cho các nhiệm vụ sau.
6. Hạn chế việc đa nhiệm
Nhiều người thường làm nhiều việc cùng một lúc và cho rằng điều này sẽ hiệu quả. Tuy nhiên, trên thực tế, có rất ít người có thể duy trì hiệu quả công việc khi xử lý nhiều nhiệm vụ khác nhau.
Để hạn chế việc đa nhiệm, bạn có thể tham khảo một số cách sau:
- Lập kế hoạch ngày theo từng cụm thời gian
- Lên thời gian cụ thể cố định cho các cuộc họp, cuộc gọi và các công việc lập kế hoạch/phân tích
- Bất cứ khi nào bạn thấy mình đa nhiệm, hãy dừng lại và tĩnh tâm trong một phút.
7. Thêm khoảng thời gian đệm giữa các nhiệm vụ và cuộc họp
Chuyển ngay từ nhiệm vụ hoặc cuộc họp này sang nhiệm vụ hoặc cuộc họp tiếp theo dường như là cách giúp bạn tận dụng thời gian. Thế nhưng, nó lại có thể gây tác dụng ngược, khiến bạn mệt mỏi, kém tập trung.
Cơ thể con người không phải là máy móc. Bạn không thể và không nên “ngược đãi” bản thân bằng cách làm việc liên tục. Vì thế, hãy cho mình khoảng thời gian ngắn để giải tỏa tâm trí và nạp năng lượng trước khi vào nhiệm vụ mới. Bên cạnh đó, việc tạo thời gian đệm cũng giúp bạn tránh tình trạng đến trễ các cuộc họp tiếp theo.
8. Xem lại kết quả công việc mỗi ngày
Hãy dành 5-10 phút để xem lại danh sách công việc của bạn mỗi ngày trước khi rời văn phòng. Ngoài ra, hãy tự khen ngợi và thưởng cho bản thân nếu bạn hoàn thành mọi chuyện xuất sắc.
Nếu bạn cho rằng nỗ lực trong ngày của mình chưa đủ, hãy quyết định những điều bạn có thể thay đổi vào ngày mai. Do đó, đừng mang theo tâm lý tiêu cực. Hãy rời khỏi văn phòng với tinh thần phấn chấn và quyết tâm.
Tất cả chúng ta đều có 24 giờ một ngày. Việc quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn sử dụng quỹ thời gian để tạo ra nhiều giá trị hơn. Kỉ luật bản thân và áp dụng những cách quản lý thời gian trên, bạn sẽ sớm thấy các dự án của mình hoạt động trơn tru hơn nhiều. Chúc bạn thành công.
